Buluttaki ofisinize geçmeye hazır mısınız?

Bir ofis düşünün, duvarları, sınırları olmayan, bulutta bir ofis... Sürekli hareket halindeki yaşamınıza ayak uyduran, sizinle her yere gelen, verimli çalışmanıza yardımcı olan, zaman kazandıran, iş yaşamınızı kolaylaştıran... Kısaca her şeyiyle eksiksiz bir ofis. Office 365 size işte böyle bir ofis sunuyor. Siz de ekip olarak daha verimli çalışmak istiyorsanız, bir an önce Office 365’le buluttaki ofisinize taşının.

Office 365’le çalışmayı seçtiğiniz her yer artık ofisiniz. İster ofiste, ister yolda, ister tatilde olun; ofisinize her yerden ulaşabilir, ekip olarak ayrıyken bile birlikte çalışabilirsiniz. Kısaca siz havaalanında, ekip arkadaşlarınızdan biri ofiste, diğeri dışarıda toplantıda olabilir ve siz yine de aynı anda, aynı doküman üzerinde çalışabilirsiniz.

İşinizle ilgili her şeye, her cihazdan erişebilir, ofis dışındayken bile “ofis içinde” olabilirsiniz. Yemekteyken patronunuz arayıp, satış tablosunu havalı bir grafiğe dönüştürmenizi istedi diyelim. Office 365’iniz varsa sorun yok. SkyDrive ile buluta yüklediğiniz Excel’i restoranda açabilir, gerekli düzenlemeyi yapıp, ofisteki patronunuza yollayabilirsiniz.

Office 365’in en beğenilen özelliklerinden biri olan HD görüntülü görüşme sayesinde ekip arkadaşlarınıza veya müşterilerinize bağlanıp, görüntülü görüşmelerle işinizi yüz yüze halledebilirsiniz. Böylece hem 1 saatlik toplantı için 3 saatlik trafik çilesi çekmezsiniz, hem de yol masraflarınızı azaltabilirsiniz.

“Bizim için hem ekonomik, hem de güvenli çözüm önemli” diyorsanız; işletmenize en uygun Office 365 planını seçin, “Kullandığın Kadar Öde Modeli” ile hem maliyetlerinizi azaltın, hem de sürekli veri yedeklemesinde kayıplar yaşamayın.

Üstelik Office 365’e geçiş çok kolay; dakikalar içinde kurun ve hemen kullanmaya başlayın.

Siz buluttaki ofisinize ne zaman geçiyorsunuz? Daha fazla bilgi için www.office365.com veya 444 9 365



Bir bumads advertorial içeriğidir.

ÇALIŞILMASI ZOR İNSANLARI 5 ADIMDA YÖNETİN

Her ortamda olduğu gibi, iş yaşamında da özellikle yöneticiler tarafından "kötü", "tembel", "uyanık" vb olarak tanımlanan insanlar var ki ben tamamına "çalışılması zor insanlar" demeyi tercih ediyorum. Genellikle iş yapma konusundaki isteksizlikleri nedeniyle, mevcut çalışma sistemine ve bu sistemi yürütmeye çalışan üstlerine karşı direnç geliştiren bu insanların yaygın olarak görülen bazı özellikleri şöyle:

• Ağırdan alırlar
• Otoriteyi kabul etmezler
• İtiraz ederler
• Akıl verirler
• Bildiklerini okurlar
• Sürekli söylenir, her işten şikayet ederler
• Bir işi yapmamak için türlü bahaneler bulurlar
• Bağlı olduğu birden fazla kişi varsa, isteklerini yaptırabileceği tarafa yaklaşmaya çalışırlar
• Şahsa göre davranış geliştirirler

Yukarıda da değindiğim üzere, bu davranışların nedeni çoğunlukla işe duyulan isteksizlik olmakla birlikte, bireyin üstlerine duyduğu bir hoşnutsuzluğun yansıması da olabiliyor.

Sebepleri ne olursa olsun, kurumlarda işlerin olması gerektiği gibi sürdürülebilmesi için yapılması gereken 5 adım var:

1. Astlarınızla mesafenizi daima koruyun. Tamamen kopuk ve ilgisiz olmayın elbette. Ancak bu çizgiyi bir defa çiğnerseniz, artık o çizgi her an geçilmeye müsait demektir. Gerektiği ölçüde bir arada zaman geçirin, takım ruhunu güçlendirecek etkinliklerde tüm ekiple beraber yer alın. Gerektiğinde astlarınızın sizinle sorunlarını paylaşabilecek ölçüde açık olabilmelerine olanak sağlayacak güven ve samimiyeti onlara hissettirin. Ama hem kendi sınırlarını hem de sizin sınırlarınızı açık olarak bilmelerini sağlayın. Bunu her an müsait olmayarak sağlayabilmek mümkün örneğin. Ya da kapınızı kapalı tutarak. Kapıyı çalarak içeri girmek, karşı tarafı duraklatıcı bir rol oynayacak, sizin sürekli "müsait" olmayacağınızı düşünmesini sağlayacaktır. Bu da yeterli olmuyorsa, odanıza girip rahatça oturup sohbete başlıyorsa, konunun ne olduğunu kısaca belirtmesini talep edebilirsiniz. Durumun aciliyetine göre, o anda dinler ya da müsait olmadığınızı, kendisi ile daha sonra ilgilenebileceğinizi belirtebilirsiniz. Ve elbette daha sonra ilgilenmelisiniz ki, size olan güvenini kaybetmeyin.
2. Her sabah iş planı için bir araya gelin. Burada kilit nokta, tüm günün iş planını bir defada bireye vermemek. Normal şartlar altında, çalışanın yapacağı işi bilmesi ve kendini buna göre ayarlaması etik olandır. Ancak bu gibi çalışılması zor insanlarla iş yapabilmek için, kontrolün sizde olması gerekiyor. Bu nedenle onunla paylaşacaklarınızı gün içine bölün. Örneğin sabahtan bir araya gelin ve öğlene kadar tamamlanması gereken çalışmaları aktarın. Öğle tatiline girmeden önce bunların tamamlanarak size iletilmiş olmasını, geldiğinde öğleden sonraki çalışmalarla ilgili yeni paylaşımlarınız olacağını çalışana bildirin. Daha detaylı bir kontrol gerektiriyorsa, saat koyun. Örneğin; "Bu işi saat 13:30 da veriyorum. Şu şartlar yerine getirilecek şekilde, şu işleri saat 15:00 itibariyle tamamlamış olmanızı rica ediyorum." gibi bir ifade, sınırlarını sizin belirlediğiniz bir çalışma sürecini başlatacaktır. Böylece karşı taraf kontrolün kendi elinde olmadığını daha somut olarak algılayacak, ardından yeni işlerin de geleceğini anlayarak işleri yavaşlatamayacak.
3. Kararlı bir ses tonu ve kararlı ifadeler kullanın. Rica cümleleri karşı tarafta olması gereken etkiyi yaratmıyorsa, daha net ifadeler kullanmak gerekiyor olabilir. Fakat despot bir davranış biçiminden kesinlikle uzak durun. Çünkü bu tavır, ancak çaresizliğe düşmüş insanların panikle saldırganlaştığını düşünürsek, genel kanının aksine sizi güçsüz ve çaresiz gösterecektir. Bunun yerine daha sakin, ancak kararlı ve güçlü bir ses tonu ve net ifadeler kullanın: " Şu işleri şu şekilde saat 11:00' e kadar tamamlayalım, bitirince lütfen haber verin, diğer işlerinizi vereceğim." gibi...
4. Aynı kişi sizin dışınızda başka yöneticilere de bağlı ise kurumunuz ve çalışmalarınızın elverdiği ölçüde bir davranış birliği içinde bulunmaya gayret edin. Bu sayede, sizden alamadığı onayı başkasından alması ve sizin yönlendirmelerinizi saymamasının önüne geçmiş olacaksınız.
5. Neden orada olduğunu hatırlatın ve yaptığı işe saygı duymasını sağlayın. Sürekli yaptığı işten şikayet eden insanlar, hem işin kalitesini düşürür hem de olumsuzluklarıyla diğer çalışanları demotive eder. Önce yaşadığı sıkıntının nedenlerini öğrenin. İş güvenliği, sağlık sorunları gibi haklı nedenlerle sorun yaşıyor olabilir. Bu sorunların çözüme kavuşmasını sağlayın. Bu durumda da aynı davranışlar sürüyorsa, birebir görüşmeler düzenleyin. Gerekiyorsa tüm ekibe bir toplantı hazırlayın. Herkesin görev tanımını, kurum içinde bulunduğu pozisyonu, yetki ve sorumluluklarını anlatın.

Bu tedbirler, kulağa çok da hoş gelmemekle birlikte, kurumlarda işlerin yürütülebilmesi için gereken hiyerarşik yapının doğru işleyebilmesi adına bazen zaruri olabiliyor. Bu gibi tedbirlerle ilk krizi aştıktan sonra, karşı tarafın değişimine göre zamana yayarak normal yönetim sürecine dönüş yapılabilir. Ancak bu sürecin tamamen etkili olduğundan emin olmadan, yönetim tarzını değiştirmek, çalışanın gözünden bir istikrarsızlık olarak algılanacak ve kurmaya çalıştığınız algıyı yeniden sarsacaktır. Bu nedenle önce bu tedbirlerin tam anlamıyla amacına ulaştığından emin olunmalı, emin olduktan sonra normal sürece dönülmeli.

VERİMLİ TOPLANTILAR İÇİN

Hantallaşmış sistemlerde, sıklıkla, uzun süreli ve gündemi net olmayan toplantılar yapılıyor. Bu da bir süre sonra çalışanları bıktırıyor. Daha yüksek verim ve daha iyi sonuçlar almak amacıyla yapılan toplantılar, doğru içerik ve sürece sahip değilse, çalışanlar için bir eziyete dönüşüyor. Bir yanda yetiştirmesi gereken işleri dururken, sürekli olarak sonuçsuz toplantılara katılmak zorunda kalan çalışanın algısında toplantılar, zaman kaybettiren gereksiz birer faaliyet olarak biçimleniyor. Bu sorunların yaşanmasının önüne geçmek için yapılması gerekenler ise şöyle:

Önce "Toplantı hangi durumlarda yapılmalıdır?" sorusu yanıtlanmalı: Toplantılar

Aynı anda birçok kişiye bilgi aktarmak gerekiyorsa,

Çalışanların sıkıntıları var ve konuyla ilgili toplantı talebinde bulunmuşlarsa,

Çözülmesi gereken sorunlar tespit edilmişse,

Rutin koordinasyon ve planlama gerektiren çalışmalar için,

Alınacak yeni kararlar için yaratıcı ve yenilikçi düşüncelere ihtiyaç varsa yapılmalıdır.

Bu koşulların dışında, bir-iki küçük konuşma ile çözülebilecek sorunlar için sürekli toplantı düzenlemek, "toplantı" kavramının çalışanlar açısından önemini yitirmesine, ayrıca çalışmaların sürekli toplantılarla bölünmesi nedeniyle çalışanların motivasyonlarının bozulmasına neden olacaktır.

Toplantının gerekli olduğuna karar verildikten sonra, etkili bir toplantı için şu noktalar üzerinde durulmalı:

- Toplantının amacı, gündemi, tarihi, yeri ve zamanı önceden belirlenmeli.

- Toplantı masasının şekli, konu ve kurum kültürüyle doğrudan ilgilidir. Bir kişinin yönetiminde toplanılıyorsa U masa yapısı, katılımcıların hepsi eşit statüde ise yuvarlak masa oluşturulmalı.

- Toplantıya girerken, katılımcılarının tüm acil işlerini tamamlamış olması, akıllarının toplantı odasının dışında kalmaması için önemlidir. Ayrıca toplantı sırasında dikkat dağıtacak telefon, mail gibi iletişim yolları kapatılmalı.

- Toplantı başında toplantı akışı katılımcılara sözlü ve yazılı olarak aktarılmalı.

- Tüm katılımcıların kağıt ve kalemi bulunmalı.

- Toplantı gündemi tüm katılımcıları ilgilendirmeli ve toplantı boyunca gündemin ve toplantı akışının dışına çıkılmamalı.Yeni fikirler ya da çözüm üretilmesi gereken sorunlar için şu yol izlenmeli:

• Mevcut durumun tanımlanması
• Önerilerin getirilmesi, fikir paylaşımı
• Uygulanacak yöntemin kararının alınması
• Görevlendirme ve iş bölümünün yapılması, ekiplerin kurulması            

- Konular birbiriyle çok iç içe olmadıkça, bir madde bitmeden diğerine geçilmemeli. Her madde kendi içinde detaylandırılarak derinlemesine analiz edilmeli ve çözüme ulaştırılmalı.

- Her bir gündem maddesinin konuşulması için ortalama bir süre verilmeli. Bu sayede konunun özünden uzaklaşmadan, her madde için etkin paylaşımlar yapılacaktır.

- Herkese konuşma için söz verilmeli. Böylece her katılımcı düşüncelerine değer verildiğini hissederek toplantıya aktif olarak katılacak ve değer katacaktır.

- Toplantılar keyifli hale getirilmeli: Yerinde ve dozunda yapılan espriler, toplantıların sıkıcı ve gergin havasını değiştirecektir. Özellikle konuyla ilgili ya da geçmiş konuya atıfta bulunarak yapılan espriler, katılımcıları geriye döndürerek konuyu zihinlerinde hızla tekrar etmelerine, pekiştirmelerine, kısa sürede yeniden değerlendirmelerine ve bu sayede toplantıya odaklanmalarına olanak sağlar.

- Toplantı süresi gereksiz konuşmalarla uzatılmamalı. Konu dışında yapılan gereksiz konuşmalar, diğer katılımcıların toplantıdan kopmasına sebep olacak ve verimliliği düşürecektir.

- Toplantıda alınan tüm kararları not alan bir görevli olmalı. Alınan bu notlar düzenlenerek tüm katılımcılara dağıtılmalı.

Keyifli toplantılar.....:)