VERİMLİ TOPLANTILAR İÇİN

Hantallaşmış sistemlerde, sıklıkla, uzun süreli ve gündemi net olmayan toplantılar yapılıyor. Bu da bir süre sonra çalışanları bıktırıyor. Daha yüksek verim ve daha iyi sonuçlar almak amacıyla yapılan toplantılar, doğru içerik ve sürece sahip değilse, çalışanlar için bir eziyete dönüşüyor. Bir yanda yetiştirmesi gereken işleri dururken, sürekli olarak sonuçsuz toplantılara katılmak zorunda kalan çalışanın algısında toplantılar, zaman kaybettiren gereksiz birer faaliyet olarak biçimleniyor. Bu sorunların yaşanmasının önüne geçmek için yapılması gerekenler ise şöyle:

Önce "Toplantı hangi durumlarda yapılmalıdır?" sorusu yanıtlanmalı: Toplantılar

Aynı anda birçok kişiye bilgi aktarmak gerekiyorsa,

Çalışanların sıkıntıları var ve konuyla ilgili toplantı talebinde bulunmuşlarsa,

Çözülmesi gereken sorunlar tespit edilmişse,

Rutin koordinasyon ve planlama gerektiren çalışmalar için,

Alınacak yeni kararlar için yaratıcı ve yenilikçi düşüncelere ihtiyaç varsa yapılmalıdır.

Bu koşulların dışında, bir-iki küçük konuşma ile çözülebilecek sorunlar için sürekli toplantı düzenlemek, "toplantı" kavramının çalışanlar açısından önemini yitirmesine, ayrıca çalışmaların sürekli toplantılarla bölünmesi nedeniyle çalışanların motivasyonlarının bozulmasına neden olacaktır.

Toplantının gerekli olduğuna karar verildikten sonra, etkili bir toplantı için şu noktalar üzerinde durulmalı:

- Toplantının amacı, gündemi, tarihi, yeri ve zamanı önceden belirlenmeli.

- Toplantı masasının şekli, konu ve kurum kültürüyle doğrudan ilgilidir. Bir kişinin yönetiminde toplanılıyorsa U masa yapısı, katılımcıların hepsi eşit statüde ise yuvarlak masa oluşturulmalı.

- Toplantıya girerken, katılımcılarının tüm acil işlerini tamamlamış olması, akıllarının toplantı odasının dışında kalmaması için önemlidir. Ayrıca toplantı sırasında dikkat dağıtacak telefon, mail gibi iletişim yolları kapatılmalı.

- Toplantı başında toplantı akışı katılımcılara sözlü ve yazılı olarak aktarılmalı.

- Tüm katılımcıların kağıt ve kalemi bulunmalı.

- Toplantı gündemi tüm katılımcıları ilgilendirmeli ve toplantı boyunca gündemin ve toplantı akışının dışına çıkılmamalı.Yeni fikirler ya da çözüm üretilmesi gereken sorunlar için şu yol izlenmeli:

• Mevcut durumun tanımlanması
• Önerilerin getirilmesi, fikir paylaşımı
• Uygulanacak yöntemin kararının alınması
• Görevlendirme ve iş bölümünün yapılması, ekiplerin kurulması            

- Konular birbiriyle çok iç içe olmadıkça, bir madde bitmeden diğerine geçilmemeli. Her madde kendi içinde detaylandırılarak derinlemesine analiz edilmeli ve çözüme ulaştırılmalı.

- Her bir gündem maddesinin konuşulması için ortalama bir süre verilmeli. Bu sayede konunun özünden uzaklaşmadan, her madde için etkin paylaşımlar yapılacaktır.

- Herkese konuşma için söz verilmeli. Böylece her katılımcı düşüncelerine değer verildiğini hissederek toplantıya aktif olarak katılacak ve değer katacaktır.

- Toplantılar keyifli hale getirilmeli: Yerinde ve dozunda yapılan espriler, toplantıların sıkıcı ve gergin havasını değiştirecektir. Özellikle konuyla ilgili ya da geçmiş konuya atıfta bulunarak yapılan espriler, katılımcıları geriye döndürerek konuyu zihinlerinde hızla tekrar etmelerine, pekiştirmelerine, kısa sürede yeniden değerlendirmelerine ve bu sayede toplantıya odaklanmalarına olanak sağlar.

- Toplantı süresi gereksiz konuşmalarla uzatılmamalı. Konu dışında yapılan gereksiz konuşmalar, diğer katılımcıların toplantıdan kopmasına sebep olacak ve verimliliği düşürecektir.

- Toplantıda alınan tüm kararları not alan bir görevli olmalı. Alınan bu notlar düzenlenerek tüm katılımcılara dağıtılmalı.

Keyifli toplantılar.....:)