KURUMLARIN DA ÇALIŞAN İÇİN YAPMASI GEREKENLER VAR

Kurumlar çalışan seçimlerinde ihtiyaç duyulan niteliklere sahip adayları arıyor. Eğer ihtiyaç duyulan niteliklerin yanında, diğer adaylarda olmayan bir takım fazla yetiler var ise, kurum için maliyet açısından olumsuzluk yaratmıyorsa daha donanımlı olan adayı tercih ediyorlar. Yani aday ne kadar hazırsa, kurum için o kadar iyi oluyor.

Yetiştirilmek üzere alınacak olan adaylarda dahi, eğer yetiştirmek için çok fazla çaba gerektirmeyecek, rakiplerinden daha hazır bir aday varsa, o tercih ediliyor.

Mevcut çalışanlardan ise bir çok şey bekleniyor. Motivasyonu yüksek olsun, verimli ve istekli çalışsın, kuruma yeni değerler katsın, hata yapmasın gibi...

Çalışan ne kadar parlak bir çalışma geçmişine sahip olursa olsun, zaman geçtikçe, çalışmalar rutin bir hal aldıkça çalışanda bir tükenmişlik ve yabancılaşma meydana geliyor, bu da hizmet kalitesini düşürüyor. Kurum içi eğitimin önemine geçmeden önce bilmeyenler için basit bir örnekle kısaca yabancılaşmadan söz edeyim: Diyelim ki kurumunuz bir makine üretimi üzerinde çalışıyor. Size ise bu makinenin yalnızca bir adet çarkını üretme görevi veriliyor. Sabahtan akşama dek sadece aynı çarkı üretiyorsunuz. Siz bunları yaparken, diğer bir yanda bir çalışan bunları birleştirip makine haline getiriyor. Ancak siz bunu görmüyor, yalnızca tek bir parça üzerinde gününüzü geçiriyorsunuz. Bir süre sonra o çarkı ne için yaptığınızı unutur hale geliyor, büyük resmi unutuyor asıl işe uzaklaşıyor yani yabancılaşıyorsunuz. Hedefe yabancılaşınca da, istekli ve verimli çalışmak uzak bir ihtimal haline geliyor ve kalite düşüyor. İşte bu noktada kurum içi eğitimler önemli rol oynuyor.

Kurum içi eğitimler temel olarak 4 başlıkta yapılmalı:

1. Kurum kültürü eğitimleri

Her kurumun kendine özgü bir ruhu ve yazısız kuralları vardır. Çalışanların kurumun bir parçası gibi çalışabilmesi için, kurumun amaçlarını, ilkelerini, hiyerarşik yapısını ve işleyiş düzenini öğrenmesi, benimsemesi ve bu doğrultuda davranış geliştirmesi gerekir.

2. Kurum içi iletişim eğitimleri

Kurumlarda çalışmaların aksaması ya da başarısızlıkların yaşanmasının temelinde yatan nedenlerden biri de iletişim sorunu. Doğru iletişim ağının kurulması ve yöntemlerinin uygulanmasıyla kolayca aşılabilecek bir sorun.   En iyi üniversitelerden mezun olmuş, hatta doktora yapmış, 15-20 yıllık çalışma hayatı olan bireyler bile bazen inanılmaz iletişim hataları yapabiliyor. Özellikle yönetim kadrolarının iletişimde yaptığı hatalar, alt kadroyu istifaya kadar giden bir sürece sokabiliyor. Diğer kademelerde çalışan bireylerin yaptığı iletişim hataları ise çalışmaların sekteye uğramasına, bazen başa dönmesine, motivasyonun düşmesine ve çalışanlar arası çatışmaların yaşanmasına sebebiyet verebiliyor. Bu nedenle, kurumun her kademesinin doğru iletişim eğitimleri alması gerekiyor.

3. Hizmet kalitesi eğitimleri

Kurum içinde doğru çalışma yöntemlerini içselleştirdikten sonra kurumun piyasaya sunduğu hizmetin kalitesinin önemini çalışanlara çok iyi anlatmak gerekiyor. Yazının başlarında değindiğim yabancılaşma sorununun yaşanmaması için, ortaya çıkacak ürün ya da hizmette yakalanması hedeflenen kalite düzeyi ve bu doğrultuda yapılması gerekenler çalışanlara iyi anlatılmalı. Bu kapsamda telefonda müşteriyle konuşmadan, gelen ziyaretçiyi ağırlamaya, üretim sürecinde gösterilmesi gereken titizlikten yeni fikirler geliştirmeye kadar geniş bir yelpazede, kurumun ihtiyaç duyduğu eğitimlerin verilmesi gerekiyor.

4. Kariyer planlamasına ve çalışanın gelişimine yönelik eğitimler

Yazımın başında değindiğim hazır çalışan arayışı çok da akılcı bir yaklaşım değil. İK lar şunu düşünmeli: "Ya istediğimiz niteliklere sahip hiç bir aday olmasaydı?"  Bazen öyle iş ilanları oluyor ki, adayın 25 yaşını aşmamış, en az 5 yıl deneyimli ama aynı zamanda üniversite mezunu olması bekleniyor. Hesaplayınca bunun çok nadir karşılaşabileceğiniz bir durum olduğunu görüyorsunuz. Bir de hiç profesyonel bulmadığım, asıl ihtiyaç duydukları ve diğer adaylarda bulunmayan özel yetenekleri olmasına rağmen, 2 saatlik bir eğitimle öğrenilebilecek olan bir programı bilmediği gerekçesiyle adayı eleyen bir İK mantığı var ki bu gibi örneklerin yaşanmasını aday bolluğuna bağlıyorum. Adayların bolluğu, iş verenlere daha geniş bir yelpazede daha rahat seçim yapma ve her kriteri isteme rahatlığına kavuşturuyor.

İşin bir de maliyet boyutu var. Kuruma fazla maliyetli olmaması için, az çalışanla çok iş yapılması isteniyor.

Çalışanlar ise kendilerini geliştirebilecekleri ve yükselebilecekleri bir işe sahip olmak istiyorlar. Dolayısıyla çalışanların kuruma katkı sağlamaları ve yeni fikirler geliştirmeleri, kuruma olan bağlılıklarıyla doğru orantılı. 

Tüm bu yönleriyle bakınca yetenek yönetimiyle paralel olarak çalışana yatırım yapılması gerekliliği kolaylıkla görülebiliyor. Kurumlar çalışanların eksik kalan yönlerini tespit etmeli, mesleki gelişimlerine katkıda bulunacak eğitimler düzenlemeli. Bu sayede hem kurum içinde çalışanların kariyerleri doğru bir planlamayla yönlendirilecek hem de çalışmaların kalitesi yükselecektir.

KİŞİSEL İMAJ OLUŞTURMA

Çok iyi bir okuldan diplomanız, üç yabancı diliniz ve bir dolu sertifikanız var. Ama ya istediğiniz işi alamıyorsunuz, ya da işinizde terfi edemiyorsunuz. Her şeyinizin tam olduğunu düşünüyor, müşterilerle ilişkilerde satış yapamayışınıza bir anlam veremiyorsunuz. 5 yıldır aynı şirkette, aynı pozisyonda devam ediyorsunuz. Oysa sizden çok sonra gelenler, şimdi sizin üstünüz oldular. Üstelik ne diplomaları sizinkinden daha iyi, ne de bu kadar fazla dil biliyorlar. Peki neden?

Şimdi şöyle bir aynaya bakın. Ve kendinize şu soruları sorun:

-Bugüne kadar iş ve özel hayatıma dair neler istedim?

-Hangilerine ulaştım, hangilerine ulaşamadım?

-Neden ulaşamadım, neleri yanlış ya da eksik yaptım?

-Peki bundan sonra, istediklerimi elde etmek için neler yapmalıyım?

İşte bireyleri kişisel imaj oluşturmaya yönlendiren sorular bunlar. 

Araştırmalar gösteriyor ki; insan beyni ilk 10 sn içinde, tanıştığı insan hakkında kalıcı bir algıya sahip oluyor. Yani ilk izlenim çok önemli. Daha sonraki süreçte yaptığınız konuşmalar ve davranışlarınız, karşı tarafın zihninde yarattığınız algıyı düşük oranda değiştirecek, ancak temel kanı çoğunlukla aynı kalacaktır.

Düşünün ki bir projeniz var ve sponsor desteğine ihtiyaç duyuyorsunuz. Telefon görüşmeleri yapıldı, randevuyu da zar zor aldınız. Ve büyük gün geldi. Siz ise günlük kıyafetleriniz, son dakikada topladığınız saçlarınız ve alelacele sürülmüş rujunuzla karşılarındasınız. Karşı tarafı projenizin sponsoru olmaya ikna etmek için sadece projenizin içeriğine güveniyorsanız yanılıyorsunuz. Proje ne kadar sağlam olursa olsun, birlikte çalışacakları ve sponsor olacakları kişinin bu özensiz görünümü, özellikle ilk karşılaşmada böyle bir görüntü çizilmesi, karşı tarafa tereddüt yaşatacak, belki de sponsorluktan vazgeçmesine sebep olacaktır.

Peki Kişisel İmaj Nasıl Yaratılır?

İmajınızı yaratma işini üç başlıkta yapabilirsiniz:

1. Giyim
2. İletişim
3. Davranış

1. Giyim

Her zaman çok iddialı parçalar kullanmak ve koyu makyajlarla dolaşmak doğru giyinmek demek değil elbette. Başarılı bir imaj yaratımı için bulunduğunuz ve hedeflediğiniz pozisyona uygun giyinmelisiniz. Genel hatlarıyla, iş yaşamında giyiminizi aşağıdaki noktalara dikkat ederek şekillendirebilirsiniz.

• Pazarladığınız mal ve/ veya hizmet
• Müşteri profili
• Çalışılan kurum/ kuruluşun belirlediği yönetmelik

Bulunduğunuz pozisyona uygun olarak giyiminiz ve makyajınız daha mütevazı ya da daha iddialı olabilir. Örneğin; bir yardım kuruluşunda çalışıyorsunuz ve hizmet verdiğiniz kitle düşük bir sosyo-ekonomik ve sosyo-kültürel düzeye sahip. Böyle bir kitleyle çalışırken, iddialı kıyafetler ve aşırı bir makyaj, hizmet verdiğiniz kitlenin sizi yadırgamasına ve çalışmalarınızın istediğiniz başarıya ulaşmamasına neden olabilir. Çünkü böyle bir kitle, sizi kendilerinden biri gibi görürken, aynı zamanda sizin otoritenizi de hissetmelidir ki, onlar için yaptığınız çalışmalar amacına ulaşsın.

Bu özel bir örnek elbette. Biraz daha genel bir durum olarak yukarıdaki proje örneğini düşünebilirsiniz.

Öte yandan, birlikte çalıştığınız ofis arkadaşlarınızla da aranızda bir uyum yakalamalısınız. Araştırmalara göre, üniforma giyen çalışanların kendi aralarındaki ve kuruma olan bağlılığı artıyor. Demek istediğim, bir örnek giyinmeniz değil. Aşağı yukarı aynı çizgiyi yakalamanız. Örneğin herkes ortalama markaların gömlek ve hırkalarını giyiyorsa, sizin her gün pahalı markaların gösterişli elbiseleriyle işe gitmeniz, ofis arkadaşlarınızla aranızdaki bağı zayıflatacaktır. 

Bir yandan da, hedeflediğiniz pozisyona uygun giyinin diyorum. Yani farklı olun, dikkat çekin, istediğiniz pozisyona hazır olduğunuzu gösterin. Biraz önce söylediklerimle çelişiyor gibi, farkındayım :) Burada dengeyi kurmak önemli. Stil sahibi olun. Bunu saçınızın kesimiyle, taktığınız kolyelerle, kendinize has mimiklerinizle, kullandığınız kalemlerle bile oluşturabilirsiniz. Detaylara özen gösterin. Böylece hem farkınızı yansıtmış olacaksınız, hem de grubun dışında kalmayacaksınız.

Unutmadan!... Nerede ne iş yapıyor olursanız olun, abartıdan kaçının. Kozmetik mağazalarında bile, eline geçirdiğini yüzüne sürmüş abartısındaki satış danışmanları korkunç görünüyor. Hafif ve aydınlık bir makyaj, bakımlı tırnaklar, temiz ve özenli kıyafetler, stilinizi yansıtan küçük objelerle sizi istediğiniz imaja sokacaktır.

2. İletişim

İlk 10 saniyeyi atlattınız. Karşı tarafta bıraktığınız olumlu imajın, ağzınızı açmanızla zedelenmesini istemezsiniz değil mi? Sözlü iletişimde doğru kelimeleri kullanmaya özen gösterin. "Ya, ne bileyim, bilmem ne..." gibi ifadeler imajınızı zedeleyecektir. Argo kullanımından söz etmiyorum bile. Diksiyonunuz düzgün olsun, gerekiyorsa kursa gidin. Bunların yanı sıra, konuşma tarzınızı olumlu çerçevede sürdürmek de stilinizin bir parçası olmalı. Örneğin; karşı tarafın söylediklerini çok saçma buldunuz. Şimdi kendinizi tutamayıp bu duyduklarınızın çok saçma olduğunuz söylerseniz, biraz önceki tüm hazırlıklarınızı çöpe attınız demektir. Onun yerine şöyle bir yol deneyin: " Söyledikleriniz gerçekten ilgimi çekti,  ancak soru işaretlerim var. Acaba önerdiğiniz şey, su soruna nasıl bir çözüm sunar?" Ya da " Bu benim aklıma gelmemişti. Benim de şöyle bir düşüncem var. Siz ne dersiniz?"

İyi bir dinleyici olun. Empati kurun. Karşınızdaki kişi sizden ne istiyor, ne bekliyor. İçinde bulunduğu durumun zorlukları neler, tek tek üzerinde durun.

3. Davranış

Nazik olun ve bu nezaketinizi hiçbir durumda kaybetmeyin. Müşteriler ya da iş ortaklarınız sabrınızı zorlayacaktır. Görgü kurallarıyla tanışmamış insanlarla tanışabilirsiniz. Tahammülü zor olsa da, bunu nezaketinizden ödün vermeden aşabileceğinizi hatırlayın. Ya da tam tersi. Hedeflediğiniz pozisyonu elde etmek için patronlarınızın dikkatini çekeyim derken, yöneticilik vasıflarınızın ne denli üstün olduğunu kanıtlama çabasıyla sağa sola bağırıp çağırmayın. Pozisyonu alamadığınız gibi, bolca da düşman edinmiş olursunuz.

Davranışlarınızın önem taşıdığı bir başka yer de iş yemekleri. İş yemekleri, ofis ortamının dışında olması nedeniyle davranışlar açısından tereddüt yaratıcı olabilirler. Ama unutmayın ki, hala iş yapıyorsunuz. Çatal bıçak kullanışınızdan, alkol tüketim oranınıza, kendinizi yemeğe odaklayıp karşınızdakini dinlemeyişinizden, garsona hitabınıza kadar her hareketiniz hakkınızda verilecek notu oluşturan parçalardır.

Kendinize soruları sordunuz, cevaplarını önünüze koydunuz. Uygun giyim tarzını buldunuz. Doğru iletişimler kurdunuz. Davranışlarınıza çeki düzen verdiniz. Tüm bunları yaptığınızda, ilk farkı kendiniz hissedeceksiniz. Öz güveniniz artacak. Daha dinamik ve daha başarılı olacaksınız. İlk dönüşler böyle olacak. Ardından istediğiniz pozisyona geldiğinizi, sözünüzün daha çok dinlendiğini, daha çok saygı uyandırdığınızı göreceksiniz:)