Yine hiç bir işiniz yetişmedi. Yarın yapılması gereken onca iş varken, üzerine bir de bugünden sarkanlar eklenecek. Nefes alacak zamanınız yok. Öğle yemeklerini bile masa başında geçiştirmenize rağmen yine yetişmedi, yine yetişmedi...Üstelik uzun mesailerden sonra, yine yetişmeyen bir çok işi eve götürdüğünüz için, aylardır ne bir sinemaya gidebildiniz, ne kendiniz için bir şey yapabildiniz.
Bunlar size de tanıdık geliyorsa, "24 saat bana yetmiyor." diyorsanız, kendi kendinizi yönetmelisiniz. Zaman yönetimi ve planlı çalışmak ile ilgili önerilerimi uygulayabilirsiniz.
Şimdi bulunduğunuz noktayı ve varabileceğiniz noktayı görmek için elinize bir kağıt kalem alın. Bu süreçte en çok kağıt-kalem ikilisine ihtiyacımız olacak.
1. Mevcut durumu kağıda dökün.
Son zamanlarda, örneğin son 2-3 günde neleri yapmanız gerekiyordu, bir yere yazın. Karşını bunların hangilerini bitirdiğinizi, hangilerinin ne aşamada olduğunu not alın. Hemen yanına da, bu işlerin yetişmemesinin sizce nedenlerini yazın.
2. Yapmak istediklerinizi kağıda dökün.
Bir başka kağıda, işinize ilgili ya da iş yoğunluğunuz yüzünden uzun zamandır ertelediğiniz özel yaşamınızla ilgili yapmak istediklerinizi yazın. Bu bir konser, sinema ya da maça gitmek olabilir. Bu sizin motivasyonunuzu perçinleyecek bir not olarak, monitörünüzün üzerinde yerini alsın. Ve her gün masanıza oturduğunuzda ilk işiniz bu yazıyı okumak, varsa aklınıza gelen diğer isteklerinizi yazmak olsun.
3. Yapılacak işleri doğru sırayla listeleyin.
Yapmanız gereken onlarca iş olabilir. Hepsi acil mi? Hangisi ne kadar öncelikli? Bu iki soru, işleri sıralamanızda size yardımcı olacaktır. Önce acil olan işleri sıralayın. Bu işlerin arasında, okunması gereken, onay bekleyen ya da gönderilmesi gereken acil evraklar, o anda patlak veren ve çözülmesi gereken problemler olabilir. Bunları da kendi arasında sıralamaya koyabilirsiniz. Örneğin o problem sizin diğer acil evrak işlerinizi yapmanıza engel oluyorsa, öncelikli olan problemin çözülmesidir. Ardından acil tarihli evraklarınızı rahatlıkla yapabilirsiniz.
4. Molaları değerlendirin.
Acil işleriniz büyük olasılıkla sizi oldukça yoracaktır. Kısa molalar vererek zihninizi boşaltmanız, çalışmalarınızı daha sağlıklı yürütmenizi sağlar. Bu kısa molalarda, fazla düşünmenizi gerektirmeyecek fakat iş listenizde yer alan, acil olmadığı için masanızda bekleyip yer tutan küçük işleri aradan çıkarabilirsiniz. Örneğin; acil olmadığı için cevap yazmayı ertelediğiniz günlük iletilerinizle ilgilenebilirsiniz. İş listesinde, yaptığınız işlerin üzerini çizebilirsiniz ki bu motivasyonunuzu yükseltecektir.
5. Hayır demekten çekinmeyin.
Yaptığınız planlama doğrultusunda çalışırken, başkalarının bunu sekteye uğratmasına izin vermeyin. Örneğin siz çalışırken, biri gelip bambaşka bir iş için sizden bir şey mi istiyor. Kibarca şu an üzerinde çalıştığınız önemli bir konu olduğunu, ancak tamamlar tamamlamaz kendisine memnuniyetle yardımcı olabileceğinizi söyleyebilirsiniz. Böylelikle hem ilişkileriniz zedelenmemiş olur, hem de işinizin bölünmesine engel olmuş olursunuz.
6. Toplantıları etkin hale getirin.
Bazı kurumlar maalesef gündemi olmasa bile (olağan düzenli toplantıların dışında) toplantı yapıyor. Yapılacak onca iş varken, amaçsız ve sonuçsuz toplantılara girip çıkmak, hem enerji hem motivasyon kaybına yol açıyor. Bir de buna, işin özünden çıkıp konuşmaları uzatanlar eklenebiliyor. Bu durumda, konuya odaklanmanız, konunun dağılması halinde, söz sırasını aldığınızda kibarca bir toparlama yapmanızın faydası olacaktır.
7. Telefon görüşmelerinize sınır koyun.
İş yerinden ya da özel telefonunuzdan arandığınızda, konuşmalarınızı fazla uzun tutmayın. Özel telefonunuzdan gelen aramalar acil değilse, mesai sonrasına bırakın. Kurum içi görüşmelerinizde de, konuyla ilgili öz konuşmayı yapın. Konuşma sırasında akla gelen diğer konular, aciliyet taşımadığı için, yalnızca sizin zamanınızdan alacaktır.
8. Çalışmalarınızda hız kazanırken, telaşa kapılmayın.
Yapacağınız işi iyi analiz edin. Üzerinde düşünün. Zamanında bitmiş ancak hatalarla dolu bir çalışma, kimsenin beğenisini kazanmaz. Düşünürken sakin, yaparken hızlı ama dikkatli olun.
9. Gün sonunda listenizi kontrol edin.
Neleri tamamladınız. Bitmeyen işleriniz kaldı mı? Eğer tüm gün doğru şekilde çalışmanıza rağmen ertesi güne iş kaldıysa, günlük hedefinizi ne kadar gerçekçi koyduğunuzu değerlendirin. En yüksek çalışma standardınızı 1-2 gün içerisinde göreceksiniz. Bundan sonrası, doğru plan yapmaya ve öncelikleri doğru belirlemeye kalıyor.
10. Ertesi gün için iş planı yapın.
Çıkmadan önce son 15 dakikanızı bu işe ayırın. Ertesi gün yapılması gereken acil işleri, hatta aralarda yapabileceğiniz ufak çalışmaları da not alın. Sabah masanıza oturduğunuzda, "Hangisinden başlasam?" belirsizliğini yaşamayarak, güne iyi bir başlangıç yapmış olacaksınız.
Unutmayalım ki; zamanı yönetmemiz mümkün değil. Kendi kendimizi yöneterek hem iş hayatımızı düzene sokabilir, hem de sosyal yaşantımıza ve kendimize vakit ayırabiliriz.
** Güzel fotoğraf çalışmalarını bizimle paylaşan Sn. İlker Pekbaş' a teşekkürlerimle...
